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仕事に追われ首が回らないというあなたに、 ちょっと試してほしいエクセルの表とは!

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みなさん、こんにちは。
みやじいです。

 

現場管理で培った工程管理

私は長年建築関係の工事現場で施工管理の仕事をしていました。
一般的に建築現場で一番求められるのは「安全」ですが、工期を守る工程管理は実質的には最も重要な管理項目となっています。

 

どんな業種、業態でも締め切りや納期は避けて通れませんが、工事における工期も絶対に守らなければならない、至上命令なのです。

 

一つの工事を工事着工から竣工まで完了させるためには、工事工程表というものを作ります。
工事の全体の流れや、いつまでにコンクリートを打ち上げて、屋上の防水をいつまで、機械をいつに入れ、天井を貼り、外装を施し、床を貼るといった内容を事細かに書き入れ、完成までの道のりを示す重要な書類です。

 

私は日々仕事をする上で、いつもこの工事工程表を頭にイメージしながら現場のことを考えていました。だから、工程管理すなわち時間管理については、工程表がつねにそばにあったし、日常の業務に組み込まれていました。


工程表を使うことで時間管理のプロになれる

よく使う工程表はバーチャートといわれる、棒線を横に伸ばした形の表です。

エクセルで簡単につくることができます。
一番左に工事項目を書き、その工事ごとの作業予定がいつからいつまでかかるのかを棒で引っ張り、時間軸を左から右に移すことで、それぞれの作業の流れや工期が一目瞭然で分かるようになっています。

 

この工程表のつくり方を覚えれば、仕事やプライベートで時間に追われていたあなたが、今度は時間を追いかけ、コントロールできるようになります。

 

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工程表をつくるとき注意したい3つのポイント

1. 時間軸を決める
  あなたのこれから手掛けるたとえば販促プロジェクトや企画作成、

  あるいは資格取得、マンション購入などが、どのくらいの期間で達成させたい

  のか。それが、3日なのか、1週間なのか、1年なのかで工程表の横軸が変わって

  きます。
  なので、まずやろうとすることの期間を決めましょう。

 

2. 始まりと完了を決める
  1とリンクしますが、期間が決まったら今度はスタートとゴールを決めます。
  いつまでに終わせなければならないのか、いつまでにそれがほしいのか、

  といった終着点は必ずどのイベントにもあります。
  自分の中で完結する内容であれば、自分で決めましょう。例えば、彼女に

  プレゼントを渡し告白しようと決心したならば、その日を決まればいいのです。

  そこから逆算して、いつから計画を始めるかを考えます。

 

3. 優先順位を決める
  この作業が工程を考えるときの一番のキモで、世の中の時間術の本でも多くが

  優先順位を決めろと言っています。
  確かに優先順位を決めることは正しいのですが、一般的なものは時間の流れの

  考えが省かれているため、項目としての単発的な優先順位だけで決められている

  といえます。
  実はAは優先順位は先だけど、始めるのはBが先でもいいよね。ということもある

  のです。
  それらの項目を全体的に俯瞰して順番を決めていくのが、工程表というわけです。

 

 

 

まとめ

仕事でもプライベートでも時間がなくて、いつも時間に追われているというあなた。
いったん、立ち止まってじっくり考えてみてください。
今やらなければならない最優先のことって、何ですか?
それは、じっくりと今あなたが抱えていることがらを書き出し、いらないことを消し、
重要なことだけを項目として選び、その項目に優先順位を決め、工程表に落とし込むことです。
決めた時間軸の中で、自分の思い通りの工程を練り上げてみてはいかがですか。

 

きっと楽しくなるはずです。